Administrasjonsmedarbeidar

Om stillinga og instituttet

Det samfunnsvitskaplege fakultet, Psykologisk institutt, søkjer ein profesjonell og serviceinnstilt medarbeidar i fast stilling som Førstekonsulent SKO 1408. 

Oppgåvene i stillinga er knytt til administrativ drift av interklinikk, enklare studieadministrative oppgåver og praktiske gjeremål for drift av instituttet.

Stillinga vil inngå i instituttet si studieavdeling med 11 dyktige tilsette og føreset tett samarbeid med studieadministrasjonen, studentar og tilsette ved internklikken. Studieavdelinga jobbar med eit breitt spenn av oppgåver innanfor studiefeltet, har eit kjekt arbeidsmiljø og god samarbeidskultur. Den som blir tilsett vil ha ein fot i studieavdelinga og ein fot hos internklinikken. 

Internklinikken blir drifta som ein lågterskel psykiatrisk poliklinikk. Det er allereie ei 100% administrativ stilling knytt internklinikken, og den som blir tilsett vil ha eit tett samarbeid med denne om drifta i klinikken. Det er høgt tempo både i studieadministrasjonen og på internklinikken. Vi ser derfor etter ein fleksibel og omgjengeleg medarbeidar som kan styrke laget vårt.

Meir om Psykologisk institutt

Psykologisk institutt har høg aktivitet og er Norge sitt høgast rangerte miljø for psykologi. Våre forskarar hevdar seg med fagleg sterke forskingsmiljø med høg søknadsaktivitet og ein innhaldsrik prosjektportefølje inkludert fleire ERC-prosjekt. Instituttet har stor aktivitet og eit internasjonalt miljø som stiller høge krav til vår administrasjon. Studietilbodet er eit av Noreg sine mest populære og omfattar nær 2000 studentar fordelt på bachelorprogram, masterprogram og årseining i psykologi, profesjonsstudiet i psykologi, i tillegg til forskarutdanninga (Ph.d.-grad), etter- og vidareutdanningstilbod.

Dine arbeidsoppgåver vil i hovudsak vere

• Halde oversikt over og være tilgjengeleg for studentar, rettleiarar og klientar i klinikken.
• Oppfølging av rutinar og kvalitetssikringsarbeidet ved klinikken, inkludert tilrettelegging av rom og utstyr som er i bruk i terapiane.
• Administrativt arbeid med elektronisk pasientjournal og andre klinikkrelaterte oppgåver i samarbeid med klinikk-koordinator. 
• Førstelinjefunksjon på telefon og e-post for studentar, tilsette og gjestar som kontaktar instituttet.
• Bestilling av varer, tenester og reiser, postfordeling og andre praktiske gjeremål knytt til drift av instituttet.
• Registrering av timerekneskap, oppfølging av tilrettelegging for studentar, enklare sakshandsamaning knytt til studieseksjonen.

Andre oppgåver kan bli lagt til stillinga dersom omsynet til instituttet si verksemd tilseier dette. Vi ynskjer difor en person som er fleksibel og løysningsorientert som kan hjelpe til med å løyse instituttets oppgåver når det trengs.

Kva kompetanse er viktig i denne rolla? 

Kvalifikasjonskrav 

• Høgare utdanning på minimum bachelornivå. Dokumentert relevant realkompetanse for dei aktuelle oppgåvene kan i særskilte tilfelle kompensere for utdanningskravet
• Gode IT-kunnskapar og evne til ta i bruk nye digitale verktøy og system
• Relevant erfaring med administrative arbeidsoppgåver
• Du må ha svært god munnleg og skriftleg framstillingsevne på både norsk og engelsk

Kompetanse og erfaring som vil vere ein fordel

• Vi legg vekt på kunnskap om lover, regelverk og rutinar som regulerer verksemd i poliklinikk
• Det er ynskjeleg med arbeidserfaring innan psykisk helse og bruk av pasientjournal
• Erfaring frå offentleg forvalting, særleg frå UH-sektoren
• Kjennskap til lover og regelverk for høgare utdanning.
• Erfaring med relevante system og arbeidsverktøy, mellom anna pasientjournal (PsykBase), Tenester for sensitive data (TSD), CIM-avvikssystem, Felles Studentsystem (FS), TP, Canvas, Nettskjema og arkivsystem m.m

Kva ser vi etter hos deg? 

• Du er god til å samarbeide, er serviceinnstilt og profesjonell i din kommunikasjon med ulike aktørar
• Du er strukturert og evnar til å handtere fleire oppgåver samstundes

• Du må kunne jobbe sjølvstendig og nøyaktig, og ha god ordenssans

  Det vil bli lagt vekt på at ein er personleg eigna til stillinga.

Vi treng ulike perspektiv i arbeidet vårt

UiO er eit ope og internasjonalt breiddeuniversitet, og ønskjer å vere ein inkluderande og mangfaldig arbeidsplass og studiestad. Les meir om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfald på uio.no.

Vi løyser samfunnsoppdraget vårt best når vi tek i bruk dei ulike erfaringane, bakgrunnane og perspektiva våre. Vi ønskjer oss fleire gode kollegaer – kanskje den neste er deg?

Vi vil leggje til rette dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan til dømes vere endring av arbeidstid, tilpassing av arbeidsoppgåver, digital, teknisk eller fysisk tilrettelegging, eller andre praktiske tilpassingar.

Har du innvandrarbakgrunn, funksjonsnedsetjing eller hol i CV-en, oppmodar vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkarportalen. Vi kallar alltid inn minst éin kvalifisert søkjar frå kvar gruppe til intervju. Med funksjonsnedsetjing meiner vi her ein søkjar som oppgjer å ha ei funksjonsnedsetjing som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les meir om krava på Arbeidsgivarportalen. 

Avkryssingane i jobbsøkarportalen blir brukte til anonymisert statistikk som alle statlege verksemder rapporterer i årsrapportane sine.

Vi håpar du søkjer på stillinga hos oss.

Kvifor skal du velje oss?

• Spennande og meiningsfulle arbeidsoppgåver i ei verksemd med eit viktig samfunnsoppdrag, som bidreg til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysing som fremjar ei berekraftig, rettferdig og kunnskapsbasert samfunnsutvikling
• Engasjerte kollegaer i eit godt arbeidsmiljø
• Gode velferdsordningar.
• Moglegheit for inntil 1,5 time i veka med trening i arbeidstida
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse, som er ein av Noregs beste pensjonsordningar med gunstige bustadlån og gode forsikringsordningar
• Lønn som førstekonsulent, stillingskode 1408 i lønnsspenn kr frå 540 000 til 620 000 avhengig av kompetanse og erfaring. Frå lønna vert det trekt 2 prosent i lovfesta innskot til Statens Pensjonskasse.

Les meir om fordelane med å jobbe i staten i Arbeidsgjevarportalen.

Søknad

Søknaden skal innehalde:

• Fullstendige svar på screeningspørsmåla
• CV
• Vitnemål og attestar

Søknad med vedlegg må sendast inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge, klikk “Søk stillinga”.

Du kan få spørsmål om å oppgi 2-3 referansar.

Vi gjer merksam på at vi ikkje ber om at du leverer eit søknadsbrev, men vi tek i bruk screeningspørsmål, og svara på desse vil bli ein del av vurderinga av kandidatane.

Når du søker på stillinga, ber vi deg hente utdanningsresultata dine frå Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultata dine ikkje er tilgjengelege via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopiar av vitnemåla eller karakterutskriftene dine. All dokumentasjon må vere på engelsk eller eit skandinavisk språk.

Generell informasjon

Aktuelle søkjarar vil bli invitert til intervju.

Søkerlister kan bli offentleggjort iht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss, vil namnet ditt stå på den offentlege søkarlista. Det er mogleg å be om å bli unntatt denne lista. Du må grunngje kvifor du ønskjer unntak frå offentleggjering, og vi tek deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikkje det, vil du høyre frå oss.